IMPEGNO IMPARZIALITA’
1. PREMESSA
La competenza, la trasparenza e l’imparzialità sono i valori fondamentali della politica di GCERTI ITALY.
Per tale motivo non è ammissibile alcuna influenza in merito a scostamenti dai metodi e dalle procedure che comportino in qualunque modo un conflitto di interessi nell’ambito delle transazioni commerciali e dei servizi offerti da GCERTI ITALY SRL.
GCERTI ITALY SRL s’impegna a mantenere alto il valore dell’IMPARZIALITA’ nello svolgimento delle proprie attività di certificazione dei sistemi di gestione qualità allo scopo di garantirne l’obiettività ed a gestire tutte le possibili
minacce a tale principio.
A tale scopo, GCERTI ITALY srl.:
– Non effettua attività di consulenza né direttamente né tramite altre persone o organizzazioni;
– Non affida a società di consulenza alcuna delle proprie attività;
– Non certifica altri organismi di certificazione.
2. CONDIZIONI
Condizioni necessarie per operare all’interno di GCERTI ITALY srl sono, pertanto:
– La chiara ed inequivocabile separazione tra attività di consulenza ed attività di certificazione;
– La non titolarità di ruoli all’interno di aziende clienti;
– La non acquisizione o proprietà, diretta e indiretta, di interessi finanziari rilevanti (possesso di quote sociali, posizioni di dirigenza, ecc.) in società clienti e/o società di consulenza;
– L’assenza di qualsiasi potenziale conflitto di interessi tra attività professionale e questioni private;
– Totale riserbo su tutte le informazioni di cui si viene a conoscenza nell’espletamento della propria funzione.
3. ANALISI DEL RISCHIO
GCERTI ITALY srl nella gestione dell’imparzialità ha identificato le seguenti minacce:
– Minacce derivanti da interessi propri;
– Minacce derivanti da auto-valutazione;
– Minacce derivanti da familiarità (o da fiducia);
– Minacce derivanti da intimidazioni.
Su tutto il personale GCERTI ITALY srl, sia esso interno o esterno, e su tutti i componenti della compagine sociale dell’Organismo di Certificazione, viene condotta un’Analisi del Rischio al fine di identificare potenziali pericoli e stimarne i rischi.
Nel caso in cui dall’Analisi dei Rischi si riscontrino problematiche o criticità legate alla nascita di conflitti di interesse sarà cura di GCERTI ITALY srl adottare le opportune soluzioni, compreso, ove richiesto, l’allontanamento del soggetto dalla compagine sociale, se socio, o dall’attività propria di GCERTI ITALY srl, se dipendente.
Per quanto concerne le problematiche correlate all’utilizzo di auditor operanti anche in veste di consulenti, la
suddetta Analisi dei Rischi permette di identificare i possibili pericoli e valutare l’accettabilità o meno dei conseguenti rischi, di modo da fornire evidenze oggettive dell’assoluta separazione tra attività di certificazione ed attività di consulenza.
In caso contrario, sarà cura di GCERTI ITALY srl. provvedere all’estraniazione dell’auditor dall’attività valutativa per il singolo caso oggetto di criticità.
Ciò al fine di impedire, che vi possano essere rapporti formali tra GCERTI ITALY srl e qualsivoglia società di consulenza o singoli consulenti, “aventi come oggetto la promozione e commercializzazione dei servizi di certificazione”.
GCERTI ITALY srl si impegna ad evitare che altri soggetti pubblicizzino i propri servizi come tali da facilitare il conseguimento delle proprie certificazioni o comunque correlati all’attività certificativa svolta o, in ogni caso, a intervenire tempestivamente per rimuovere situazioni di questo tipo.
La metodologia generale di analisi adottata prevede i seguenti passi:
1. individuare tutti i pericoli connessi con la possibilità di conflitto;
2. analizzare i pericoli in particolare connessi con la possibilità di conflitto;
3. eliminare o ridurre questi pericoli, nella misura in cui ciò sia ragionevolmente fattibile;
4. applicare misure di gestione appropriate riguardo ai pericoli di conflitto che non possono essere eliminati;
5. informare le parti interessate circa i pericoli residui e indicare se è necessario prendere misure speciali e adatte per attenuare i rischi.
La stima viene effettuata dapprima individuando tutti i possibili pericoli associati con l’attività e suddividendoli in categorie:
1. Pericoli derivanti dalla consulenza svolta in precedenza da parte dell’organismo;
2. Pericoli associati ai soggetti collegati all’organismo in qualità di persone fisiche;
3. Pericoli derivanti da soggetti collegati a GCERTI ITALY srl in qualità di persone giuridiche;
4. Pericoli derivanti dal personale diretto facente parte dell’organismo a qualsiasi livello dell’organizzazione;
5. Pericoli associati alla compagine sociale;
6. Pericoli associati ai componenti facenti parte del CPI;
7. Altri ed eventuali pericoli derivanti da rapporti con GCERTI ITALY srl
Nella Valutazione del Rischio GCERTI ITALY srl identifica le tipologie di pericolo che possono incidere sull’attività dell’Organismo e per ogni tipo di pericolo individuato ne analizza:
– L’effetto potenziale
– La gravità
– Le cause potenziali
– Le probabilità di accadimento
– Accettabilità del rischio
– Azione di riduzione del rischio
– Rischi residui
Sulla base della gravità delle criticità evidenziate, GCERTI ITALY potrà decidere le modalità di intervento da attuare. Nel caso in cui, infatti, dall’Analisi dei Rischi si riscontrino problematiche o criticità legate alla nascita di conflitti di interesse sarà cura di GCERTI ITALY adottare le opportune soluzioni, compreso, ove richiesto, l’allontanamento del soggetto dalla compagine sociale, se socio, o dall’attività propria dell’OdC, se dipendente/collaboratore.
4. COMITATO PER LA SALVAGUARDIA DELL’IMPARZIALITA’
GCERTI ITALY inoltre ha previsto all’interno della propria struttura organizzativa un Comitato per la salvaguardia dell’Imparzialità con i seguenti compiti:
– Affiancare GCERTI ITALY nello sviluppo delle politiche relative all’Imparzialità delle proprie attività di certificazione;
– Contrastare ogni tendenza, da parte di GCERTI ITALY, che aspetti commerciali o di altra natura, impediscano una congruente ed obiettiva effettuazione delle attività di certificazione;
– Fornire suggerimenti su aspetti che possono influenzare la fiducia nella certificazione, compresi la trasparenza e la percezione del pubblico;
– Condurre un riesame, almeno una volta all’anno, circa l’imparzialità degli audit, delle certificazioni e dei processi decisionali dell’organismo di certificazione.
5. CONCLUSIONI
Tutto il personale impiegato nelle attività di GCERTI ITALY ha l’obbligo di agire rispettando il principio dell’imparzialità ignorando ogni tipo di pressione commerciale, finanziaria o economica che possa compromettere tale imparzialità.
